補助元帳の機能を有効活用しよう
会計ソフトの各勘定科目には、補助科目が付けられるものがほとんどです。補助元帳と言って、総勘定元帳の内訳を項目ごとに分類することが可能となります。この補助元帳の機能を使えば、費用がどのくらいかかったか把握できますし、小規模な企業や事業であれば、売掛金や買掛金の管理もしやすくなるメリットがあります。ソフトによって、枝番や補助科目名の付け方に違いがありますので注意してください。
例えば、仕入れ先ごとに買掛金の管理をしたい場合は、相手先の社名や屋号を補助科目名にすることで、各社ごとの支払いの残高を確認できます。売掛金の場合も同様で、未回収の代金がどのくらいあるか、相手先ごとに確認できるでしょう。費用について例を挙げると、水道光熱費を電気代や水道代に分けることにより、前月と比べてどのくらいかかったかとか、コスト削減に繋げられるかとか、確認することもできるでしょう。費用の多い月などを把握し、資金繰りにも役立てることも可能です。
仕訳や適用を登録して入力を楽にする
会計ソフトには、月々の決まった仕訳を入力するのに便利な機能があり、活用するといいでしょう。
例えば、家賃等の支払いが毎月ある場合は、いちいち仕訳を登録するのが面倒な場合があります。前月より前に一回使った仕訳をコピーすることもできますが、仕訳登録機能がある場合は、事前に登録しておいて、入力の度にその項目を選ぶと迅速に入力ができます。固定費の場合は、金額に変更がないと思われますので、仕訳をそのまま登録しておくのがお勧めです。
摘要欄に関しても同様に登録が行えます。費用の科目や、売上、仕入等の科目と紐付けしておくと非常に便利でしょう。一部の会計ソフトではオートコンプリートの機能がついていますので、文字列を入力しただけで自動的に合う候補を挙げられますが、表示からそのまま選べるので、まとめて経費データを入力する時はとても役に立ちます。
仕訳や適用を登録するのが面倒に思われるかもしれませんが、覚えておくと作業の効率が上がるでしょう。